Soporte de correos electrónicos

13 febrero, 2014

La aprobación del nuevo Código Procesal del Trabajo y la Seguridad Social en su artículo 59 establece como prueba documental los soportes de correos electrónicos, incorporándose en la normativa, una prueba que venía siendo aceptada por la jurisprudencia laboral.

A diferencia de los otros documentos laborales cuyo contenido es el esperado tales como el de los contratos de trabajo, el de los registros de horario laboral o la planilla de pago, el contenido del correo electrónico al ser uno de los medio de comunicación más utilizado a lo interno y externo de la empresa puede ser versátil, es decir, su contenido puede versar sobre cualquier tema y en esa versatilidad radica la posibilidad que el mismo sea utilizado para probar pretensiones de cualquier tipo por cualquiera de las partes.

Esta situación unida a la obligación de exhibir los documentos que solicita el trabajador puede colocar al empleador en una situación difícil en cuanto a su defensa por el hecho que en la mayoría de los casos los correos que se envían o se reciben no se archivan físicamente en los expedientes. A lo anterior habría que agregar si el sistema de almacenamiento de correos institucionales que tienen los servidores de las empresas es el que permite registrar el contenido del mensaje o si es de los sistemas que sólo sirven de intermediarios para registrar el correo que entró y el que salió o si se hace un respaldo de la información de las computadoras de la empresa en cuanto al sistema de comunicación electrónica institucional.

Nuestra legislación en cuanto a la exhibición de documentos no hace ninguna diferencia en cuanto al tipo de documento a exhibir. Se exige su presentación al empleador a solo el pedimento del trabajador cualquiera que sea su naturaleza sin cumplir ningún otro requisito.

Otras legislaciones tienen normado qué requisito debe cumplir el trabajador para solicitar la exhibición de documentos. A manera de ejemplo, la legislación procesal venezolana hace diferencia en cuanto a dichos requisitos dependiendo si se trata de documentos que por mandato legal deba llevar el empleador, en ese caso bastará que el trabajador solicite su exhibición sin necesidad de presentar ningún medio de prueba.

Cuando no son los documentos ordinarios tales como contrato de trabajo, planilla, comprobantes de entrada y salida, expediente laboral, el trabajador deberá acompañar a su solicitud una copia del documento o en su defecto la afirmación de los datos que conozca el solicitante acerca del contenido del documento, y en ambos casos un medio de prueba que constituya, por lo menos, presunción grave de que el instrumento se halla en poder de su adversario ( Arto.85 Código Procesal Venezuela).

En nuestro caso, el alegato de inexistencia hecho por el empleador del documento solicitado refiriéndome a documentos no ordinarios, no lo libera de la presunción de ley de ser cierto los datos o hechos alegados por el trabajador. En materia de pruebas, probar lo inexistente es casi una tarea imposible.

Al haber sido aprobado recientemente un nuevo código procesal y no haberse contemplado un “filtro” para el tema de la exhibición de documentos, el empleador deberá tomar algunas medidas de precaución especialmente en el tema de las comunicaciones institucionales por correo electrónico, debiendo procurar el respaldo de dichas comunicaciones a través de los servidores o en físico según la trascendencia del asunto. Teniendo la empresa un respaldo electrónico se podría invocar la asistencia de un perito para que determine si el correo alegado como prueba fue enviado o recibido por el reclamante y con ello verificar su contenido.

Bertha Xiomara Ortega Castillo

Responsable del Área de Práctica Laboral

Consortiumlegal Taboada y Asociados

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